Clasificación FMLA: Exento/Salario

Reporta a: Gerente de Proyecto – Primario | Gerente Senior de Proyecto – Secundario

Resumen del Puesto

El Asistente de Gerente de Proyecto desempeña un rol de apoyo, con diversas tareas y responsabilidades, que contribuirán al manejo exitoso de los proyectos asignados. La responsabilidad principal del Asistente de Gerente de Proyecto es asistir y apoyar al Gerente de Proyecto en la gestión adecuada de varios proyectos; asegurar que los proyectos se entreguen a los clientes a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones; y garantizar un alto nivel de satisfacción del cliente.

Funciones Principales

• 
  Itinerario (schedule)

o Asistir al Gerente de Proyecto en el establecimiento y mantenimiento del itinerario maestro de progreso.

o Asistir en la revisión y preparación de cualquier documentación requerida y relacionada con cambios en el alcance del trabajo que puedan afectar el progreso del proyecto.

o Asistir en la revisión de solicitudes de extensión de tiempo por parte de subcontratistas y en la preparación de cualquier documento de gestión de cambios con la documentación de respaldo requerida.

• 
  Presupuesto

o Asistir al Gerente de Proyecto en el establecimiento y mantenimiento del itinerario maestro de presupuesto/flujo de efectivo.

o Asistir en la preparación de estudios, recomendaciones de materiales, métodos, y estimados de costos relacionados. Proporcionar estimados detallados de costos de construcción basados en documentación esquemática en un formato adecuado para documentación histórica con fines de control presupuestario.

o Revisar dibujos de progreso y proporcionar estimados presupuestarios actualizados, incluyendo cantidades y costos comparativos.

o Asistir al Departamento de Compras en el desarrollo y mantenimiento de una lista actualizada (base de datos) de precios de materiales/equipos, suplidores y subcontratistas para ser utilizada como fuente de materiales/proveedores por los departamentos de estimación y compras.

o Asistir en el contacto con posibles licitadores (suplidores de materiales y subcontratistas) durante las fases de licitación, con el fin de estimular el interés en el proyecto y atraer la máxima cobertura de licitadores para cada paquete de licitación.

o Asistir al Departamento de Compras en la distribución de documentos de paquetes de licitación a los licitadores, así como en la recepción y revisión de las propuestas.

o Asistir en la revisión y preparación de cualquier documentación requerida relacionada con cambios en el alcance del trabajo.

o Asistir en la revisión de solicitudes de órdenes de cambio por parte de subcontratistas y en la preparación de cualquier documento de gestión de cambios con la documentación de respaldo requerida.

o Asistir en la preparación de las certificaciones mensuales enviadas a los propietarios.

• 
  Control de Calidad

o Asistir en la supervisión y el monitoreo de los proyectos asignados de acuerdo con los procedimientos y metodologías de DDD para asegurar que los proyectos se entreguen a los clientes a tiempo, dentro del presupuesto y conforme a las especificaciones, manteniendo a la vez un alto nivel de satisfacción del cliente.

o Apoyar a la oficina de campo en cualquier tarea administrativa necesaria para llevar a cabo un proyecto exitoso.

o Verificar que la oficina de campo esté tomando fotografías semanales del progreso del proyecto y que los informes diarios se presenten semanalmente.

o Mantener buenas relaciones y comunicación con todas las partes involucradas en el proyecto.

o Asegurar la comunicación oportuna del estado, progreso y asuntos del proyecto a las partes correspondientes.

o Según se solicite, presentar informes precisos y oportunos al Gerente de Proyecto y/o a la alta gerencia.

o Tener conocimiento completo del contenido y de los procesos involucrados para crear los diversos documentos utilizados en la gestión de construcción, tales como: formularios de paquetes de licitación, acuerdos de subcontrato, requisitos de seguros, requisiciones de pago, órdenes de cambio, órdenes de compra, solicitudes de información, avisos, cartas, minutas de reuniones, tendencias, etc.

o Asegurar la tramitación oportuna de permisos requeridos, submittals, revisiones de planos, entre otra documentación.

o Coordinar con el Departamento de Contabilidad la tramitación oportuna y/o la codificación de costos de todos los documentos requeridos, incluyendo, entre otros, seguros de subcontratistas o contratistas especializados, subcontratos, órdenes de compra, facturas y recibos de entrega de materiales.

o Asistir en el cierre de los subcontratos y en la recepción de documentación relacionada con dichos cierres.

o Llevar a cabo otras funciones según lo indique el Gerente de Proyecto y/o la alta gerencia de DDD.

Entregables

• Informes mensuales requeridos de gestión de construcción, tales como registro de submittals, registro de planos, registro de especificaciones, registro de tendencias, entre otros.
• Itinerario actualizado mensualmente.

Destrezas Clave

• Actitud profesional con la capacidad de trabajar con otros en un ambiente de equipo.
• Capacidad para relacionarse eficazmente con el personal de campo, subcontratistas y suplidores.
• Capacidad para realizar múltiples tareas con atención al detalle y precisión.
• Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con itinerarios ajustados y trabajar con mínima supervisión.
• Completamente bilingüe.
• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita.

Educación

• Bachillerato en ingeniería civil o arquitectura.
• Maestría en gerencia de construcción preferida.
• Se requiere licencia EIT o AIT

Experiencia

• Nivel inicial o hasta tres (3) años de experiencia relacionada con el puesto.
• Conocimiento de los conceptos de CPM.

Rango Salarial

• Varía según la experiencia, antigüedad y desempeño.